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¿Que son archivos?

Los archivos también conocidos como ficheros son una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora o un lugar. Es el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento, como un soporte material de información.

Tipos de archivo

Cuando se trata de archivar o guardar información  se clasifican en distintas formas de archivos como:

1. De acuerdo a sus elementos se encuentran:

• Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.
• Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora.
• Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente.
• Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.
• Archivos históricos: está compuesto por  datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.
• Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.
• Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.

2) De acuerdo a los datos que almacenan se encuentran:

• ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a través de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen así como también para crear archivos que el propio usuario pueda  modificar.
• Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena información en un lenguaje al que sólo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores.

3) De acuerdo al mecanismo que se utiliza para acceder a los archivos se encuentran los siguientes:

• Archivos directos: en estos cada registro puede leerse y escribirse directamente. Esto se logra con la expresión de su dirección en el fichero.
• Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber leído los anteriores.
• Archivos de índices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir de la contraseña que posean.

Los tipos de archivo se diferencian en dos tipos bastante definidos:

• Ejecutables, son aquellos que se han sido programados bajo algún lenguaje específico para realizar acciones y rutinas por sí mismos, como .EXE, .COM, .BAT,.DLL, …
• De datos, son aquellos que, principalmente, contienen datos, y necesitan de una aplicación  o programa especifico para ser abiertos.

Extensiones de audio

.CDA: pista de audio digital de un Cd de música. Haciendo clic sobre él se lanza el Reproductor de CDs de Windows.

.MID: archivo de música MIDI (Interfase Digital de Instrumento Musical). El software de instalación de la mayoría de lastarjetas de sonido dispone de un módulo para ejecutar archivos de sonido .mid.

.MP3: archivo de audio comprimido bajo norma MPEG. Se ejecuta con aplicaciones como Winamp, Xing MPEG Player o Real Player, entre otros.

.RA: archivo de sonido Real Audio. Se ejecuta con la aplicación Real Player.

.SND: archivo de secuencia de sonido. Windows lo ejecuta automáticamente con su aplicación Rundll32.

.WAV: sonido de onda de Windows, se puede abrir con la Grabadora de Sonidos de Windows.

Extensiones de video

.ASF, .LSF, .ASX: Archivo de secuencias de audio o video, se abre con el Reproductor Multimedia de Windows.

.AVI: archivo de película de video de Microsoft Windows. Se abre con el Reproductor Multimedia de Windows.

.MPA, .M1V, .MPG, .MPE, .MPEG: archivo de video comprimido bajo norma MPEG. Se ejecuta con el Reproductor Multimedia de Windows, o con reproductores comerciales como el Xing MPEG Player.

.MOV, .QT: archivo de video en formato de Quicktime. Se ejecuta con la aplicación Quicktime Player.

.RM, .RAM, .RV: archivo de video en formato propietario de Real Video. Se ejecuta con Real Player.

.DiVX: archivo de video en formato DiVX:) conocido como el MP3 del video ya que permite niveles muy altos de compresión. Logra que una película que ocuparía un DVD entero (de hasta 7 GB), pueda grabarse en un CD-Rom común (de 700 MB) sin perder calidad.

 Extensiones de archivos comprimidos

.RAR: archivo compactado con la aplicación WinRAR y extraíble con la misma, uno de los dos más populares formatos de archivo compactado en la web (el otro es .zip).

.ZIP: archivo compactado con la aplicación WinZip y extraíble con esta aplicación. Es uno de los dos formatos de archivo de compactado más populares. El otro es .rar

Extensiones de imágenes

.BMP: archivo de mapa de bits de Windows. Se ve con el accesorio de Microsoft Paint o con cualquier visor de gráficos, como el ACDSee. archivo de diseño de la aplicación Corel Draw. Se ejecuta con la misma aplicación.

.GIF: uno de los dos formatos de archivo de gráficos preferido en la Web (el otro es .JPG). Comprimido al igual que los .JPG, pero por otro sistema llamado LZW, patentado por Unisys. Se abre con cualquier visor de gráficos.

.ICO: archivo de gráfico de ícono. Es utilizado por Windows para lanzar una aplicación con un clic sobre el mismo.

.PCX: archivo de gráficos creado con PC Paintbrush, de Soft. Se abre teniendo instalada en Windows ésta aplicación.

.PIC: archivo de gráficos de PC Paint. Se ejecuta con esta aplicación.

.PSD: archivo de mapa de bits hecho con Adobe Photoshop. Se ejecuta con esta aplicación o con un visor de gráficos, como ACDSee.

.TGA: archivo de gráficos de alta definición hecho con tarjeta de video profesional Targa. Visible con adobe Photoshop o algún visor de gráficos.

.WMF: sigla de Windows Metafile. Archivos que contienen información descriptiva respecto de un archivo de gráficos. Es el formato usado por las galerías de imágenes de Microsoft Office. Pueden verse con un visor de gráficos o convertirse a otros formatos de gráficos con la aplicación Hijaak Pro.

 Extensiones de Texto

.TXT: archivo de texto plano, sin gráficos. Se abre con cualquier editor de texto, incluido el Bloc de Notas, de Windows.

.NFO: archivo de texto plano que suele incluirse como descripción del contenido de un archivo compactado .zip. Se ve con cualquier editor de texto.

.HTML / .HTM: archivo de hipertexto, utilizado para la publicación de contenidos en la Web. Es un standard utilizado por los principales navegadores de Internet. Sirve para abrir estos archivos: Internet Explorer y Navigator.

.DIC: diccionario para procesadores de texto. Se compone de texto plano y se abre como tal con cualquier procesador de texto.

.DOC: archivo de texto con estilo. Se genera y se abre con los principales procesadores de texto para Windows: MicrosoftWord, WordPerfect, Display Write, WordStar.

.WRI: archivo de texto con estilo generado por el accesorio de Windows Microsoft Write. Accesible con este programa o con cualquier procesador de texto.

.RTF: Forrmato de archivo de texto enriquecido que permite intercambiar texto entre distintos procesadores de texto y en distintos sistemas operativos. Accesible con cualquier procesador de texto.

Funciones de los archivos.

1.  Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
2.   Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
3.   Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna  emanada del mismo. Y adoptan los procedimientos que consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de los documentos.

Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, éstos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos, notariales, educacionales, particulares.

Dato

Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades. Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.

Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Solo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones descriptivas. Los conceptos de datos, información, conocimientos y sabiduría están inter-relacionados. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma de decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier investigación científica. En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo. En estructura de datos, es la parte mínima de la información. Se ha dicho que datos son el nuevo petróleode la economía digital.

Un registro informático es un tipo o conjunto de datos almacenados en un sistema.

Para la informática, existen distintos tipos de registros, pero en todos los casos hay una referencia al concepto de almacenar datos o información sobre el estado, procesos o uso de la computadora.

En primer lugar, un registro del sistema viene a ser una base de datos que tiene el fin de almacenar configuracion, opciones y comandos propios del sistema operativo. En general, estos registros se utilizan en los sistemas Windows de Microsoft. Un registro de sistema puede contener información y configuraciones del hardware y software en uso, preferencias del usuario, asociaciones de archivos y ficheros, usos de sistema, cambios y modificaciones, etcétera. Estos registros son conservados dentro del sistema con denominaciones como "User.dat" o "System.dat" y pueden ser recuperados por el usuario para su transporte a otro sistema

Campo:

Es el espacio para el almacenamiento de un dato en particular. Suelen tener asociados un tipo de dato que permiten almacenar, es decir, si el campo debe ser un número entero, una fecha, un texto, etc. El tipo de dato permite determinar el tamaño del campo, que puede ser fijo o variable.

Ejemplos de campo:

-Alfanumérico: contiene cifras numéricas y caracteres alfabéticos.

-Numérico: existen de varios tipos principalmente como enteros y reales.

-Autoincrementable: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta más que evidente: servir de identificador registro.

-Booleano: admite dos valores, «verdadero» ó «falso».

-Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra.

Sistema de Información

 es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin común; que permite que la información esté disponible para satisfacer las necesidades en una organización, un sistema de información no siempre requiere contar con recuso computacional aunque la disposición del mismo facilita el manejo e interpretación de la información por los usuarios.

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional (cuando este disponible), el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere.

Almacenamiento de información: pude hacerse por computadora o archivos físicos para conservar la información.

Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones

Salida de información: es la capacidad del sistema para producir  la información procesada o  sacar  los datos de entrada al exterior.

Tipos de sistemas de información

Un sistema de información es un grupo de elementos utilizados para la administración de datos, los cuales se encuentran coordinados entre sí para su uso ulterior. Estos elementos, además, fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin.

Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de información tienen como propósito perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una organización, y así alcanzar ventajas competitivas.

Siguiendo esta línea, y de acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.
Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión mas acertada.

SISTEMA DE INFORMACION EJECUTIVA: esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.

ejemplo de sistema de informacion

-carpeta de archivos
-recepción de documentos para tramites burocraticos 
-historial de calificaciones en una escuela 
-finanzas de una empresa 
-contratacion de personal 
-nomina, prestaciones y seguro social 

todos son ejemplos de sistemas de información, un sistema de información interactuam personas y datos, los cuales son almacenados en computadoras o en papel para su futura consulta. 

sistemas de información por computadora 
SAP - gestion empresaria 
SAE - ventas, inventarios, bancos 
NOI/COI/BANCOS - contabilidad y finanzas 
CONTPAQ - contabilidad 
Sistemas a la media; son sistemas de información creados para solucionar problemas especificos de la empresa, ejemplo: sistema de administraciones de calificaciones del colegio nueva villahermosa. su alcance es especifico.